[ Pobierz całość w formacie PDF ]
.Jeżeli głównym celem jest pokrzepienie pra-cowników, można go wesprzeć takimi celami drugorzędnymi jakmożliwość udziału w dyskusji, dokładne przedstawienie nowejstruktury organizacyjnej i stworzenie pracownikom możliwościporozmawiania z kluczowymi menedżerami (na przykład dziękimożliwości zjedzenia lunchu przy wspólnym stole albo w ramachspecjalnych sesji).Dzięki temu każdy, kto ma wkład w konferencję, tak samo po-strzega jej rolę.Zgodność ta będzie miała ogromną wartość, kiedyprzejdziesz do fazy organizacyjnej.Każdy profesjonalny organi-zator powie Ci, że poświęcony czas nie poszedł na marne.Pomiar realizacji celówKolejny krok polega na ilościowym wyrażeniu tych celów na tyle,na ile to możliwe.Czasami prowadzi się na skalę korporacji ba-dania ankietowe, które mierzą morale.Możesz spróbować wyko-rzystać je do własnych celów.Wprowadzając konkretne pytaniadotyczące konferencji i klimatu w firmie po jej zakończeniu, uzy-skujesz jakiś pomiar jej skuteczności.Ci, którzy regularnie organizują konferencje, zwykle mają opra-cowany mechanizm ewaluacji, który aktualizują za każdym ra-zem, gdy organizują coś nowego.Rutynowo zadawane są pytaniao stosowność miejsca, zawartość programową, bankiety i kwestiezwiązane z podróżami, aby zadbać o najlepsze możliwe wykorzy-stanie zasobów.Zawsze przydatna jest możliwość obrony przedwyizolowaną krytyką poprzez zacytowanie opinii większości.Dodatkową zaletą gromadzenia w ten sposób danych staty-stycznych jest ich użyteczność podczas planowania kolejnychimprez.Jedne z pierwszych danych, do których trzeba zajrzećprzy opracowywaniu kształtu i formatu przyszłej konferencji, tobadania z poprzedniej konferencji.Jeżeli 89% delegatów stwier-dziło, że zyskali zbyt mało informacji, będziesz się starał następ-nym razem to poprawić.Więcej na ten temat w rozdziale 9.( Cosię udało, a co nie? ). 18 JAK ZORGANI ZOWA PERFEKCYJN KONFERENCJSpecjalne obwieszczeniaOstatnią rzeczą, jaką należy sprawdzić, zanim wpadniesz w wirszczegółowej pracy organizacyjnej, jest to, czy pojawiły się jakieśpostępy lub obwieszczenia dotyczące organizacji, które mogłybymieć wpływ na Twój plan.Zwykle może to być nowy produkt lub usługa, nad którą pra-ce nie przebiegają tak sprawnie jak nad organizacją Twojej konfe-rencji.Nierzadko w działalności produkcyjnej pojawiają się nie-oczekiwane problemy na drodze do premiery produktu i firmamusi ją opóznić.Jeżeli szczegóły dotyczące nowego produktu niesą aż tak istotne z punktu widzenia celu konferencji, możesz za-planować sesję zastępczą dla tego elementu konferencji.Jeżeli jed-nak produkt ten jest głównym powodem spotkania, musisz do-pilnować, by przed potwierdzeniem jej organizacji u dostawcówwszyscy byli świadomi strat materialnych z powodu odwołaniakonferencji, a nawet utraty twarzy w przypadku, gdy demonstra-cja nowego produktu okaże się jeszcze niemożliwa.Bardziej po-ufne posunięcia, takie jak fuzje i zmiany w strukturze organiza-cyjnej, często podlegają zmianom lub są odwoływane w ostatniejchwili.Pamiętaj, by mieć przynajmniej świadomość potencjalnejpotrzeby przełożenia konferencji, nawet jeżeli nie znasz szczegó-łów, które pozwoliłyby Ci zadziałać w odpowiedni sposób.W tym momencie przekonałeś się już, że istnieją słuszne powo-dy przemawiające za organizacją konferencji i że istnieje porozu-mienie co do głównego celu i wszelkich celów drugoplanowych.Sprawdziłeś też, czy nie istnieją jakieś nadrzędne czynniki , któ-re mogłyby spowodować odwołanie imprezy.Teraz możesz zająć się budżetem.Konferencyjna lista kontrolnaf& Sprecyzuj biznesowe uzasadnienie koniecznościorganizacji konferencji.f& Sprecyzuj, o jakiego typu konferencję chodzi.f& Uzyskaj porozumienie co do głównego celu.f& Uzyskaj porozumienie co do celów wspierających.f& Sprawdz ryzyko czynników nadrzędnych . 4 J AK ZORGANI ZOWA PERFEKCYJN KONFERENCJ5.Zarządzanie imprezą i logistyka 63Proces zapraszania.64Kwestie związane z podróżą.68Przyjmowanie delegatów.70Przerwy.76Zarządzanie listą delegatów.786.Zakwaterowanie 81Miejsce na konferencję.81Noclegi.867.Wyżywienie i napoje 91Co obejmuje wyżywienie?.91Wybór menu.93Sytuacje, kiedy w grę wchodzą napoje.978.Konferencja za granicą 103Partnerzy do rozważenia.103Wybór miejsca.1079.Co się udało, a co nie? 111Prowadzenie badań.111Prezentacja ustaleń.11410.Przyszłość konferencji 119CTI, ISDN i ADSL
[ Pobierz całość w formacie PDF ]